Arbeiten mit Projektteams
Warum Projektteams? Wie erstellt man Projektteams?
Warum Projektteams? Wann sind Projektteams sinnvoll?
In knowtion sehen alle User per default erst einmal alle Projekte. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Projekte in der Projektliste. Irgendwann kann eine Beschränkung der Sichtbarkeit bzw. des Zugriffs auf Projekte Sinn machen.
Das geht durch die Umstellung der Sichtbarkeit ausschließlich auf die eigenen Projekte des Users plus explizit zugewiesene Projekte. Und genau für eine solche Zuweisung sind die Projektteams gedacht.
Wer kann Projektteams zusammenstellen?
Projekteigentümer/in: Für selbst erstellte Projekte besitzt die erstellende Person die Möglichkeit weitere Benutzer:innen dem Projektteam hinzuzufügen oder zu entfernen.
Projektteam-Recht: Sie wollen für ein Projekt ein Projektteam zusammenstellen, das nicht von Ihnen erstellt wurde? Dazu brauchen Sie ein besonderes Benutzerrecht, das “Projektteams zusammenstellen” heißt. Das Recht kann Ihnen ein Admin über die Benutzerverwaltung hinzufügen.
Mehr Infos zur Rechtevergabe in der Benutzerverwaltung finden Sie hier:
Benutzer verwalten
Wie kann ich Benutzer anlegen, ändern oder löschen?
Wie stelle ich ein Projektteam zusammen?
Sie haben das Recht, ein Projektteam zusammenzustellen oder wollen das für ihr selbst erstelltes Projekt machen? Dann geht das folgendermaßen:
Öffnen Sie die Projektliste
Navigieren Sie zum gewünschten Projekt und klicken Sie rechts auf den kleinen Pfeil nach unten bei “Weitere Funktionen”
Wählen Sie “Projektteam zusammenstellen” aus
Wählen Sie die gewünschten User aus, die Sie hinzufügen oder entfernen wollen und ziehen Sie sie in die entsprechende Spalte.
Grau hinterlegte Nutzer:innen sind entweder Projekteigentümer oder haben das Recht, auf alle Projekte zuzugreifen und können daher nicht aus dem Projektteam entfernt werden. Weiß hinterlegte Nutzer:innen können verschoben werden und sehen das Projekt nur, wenn Sie in die Spalte Projektteam geschoben wurden.Anschließend die Zuweisung einmal speichern.
Was passiert, wenn ich nur meine eigenen Projekte sehen darf, gleichzeitig aber das Recht habe Projektteams zusammenzustellen?
Das ist eine besondere Rechtekombination. Es kann jetzt nämlich passieren, dass ich von jemand anderem in sein Projekt eingeladen werde. Das Recht “Projektteams zusammenstellen” zu dürfen, ermöglicht es mir, auch bei diesem Projekt User hinzuzufügen oder zu löschen. Zum Beispiel auch mich selbst – da ich ja weder das Projekt erstellt habe, noch alle Projekte sehen darf. In diesem Fall erscheint eine Warnung, die mir anzeigt, dass ich gerade mich selbst lösche
Das ist eine besondere Rechtekombination. Es kann jetzt nämlich passieren, dass ich von jemand anderem in sein Projekt eingeladen werde. Das Recht “Projektteams zusammenstellen” zu dürfen, ermöglicht es mir, auch bei diesem Projekt User hinzuzufügen oder zu löschen. Zum Beispiel auch mich selbst – da ich ja weder das Projekt erstellt habe, noch alle Projekte sehen darf. In diesem Fall erscheint eine Warnung, die mir anzeigt, dass ich gerade mich selbst lösche
Unsere Empfehlung
Sie wollen mit Projektteams arbeiten? Unsere Empfehlung ist es, mit zwei klaren Rollen vorzugehen:
User: Stellen Sie die Sichtbarkeit der User auf “Eigene Projekte” um und stellen Sie bei den Projekten, die von mehreren Personen gesehen werden sollen anhand der Schritt-für-Schritt-Anleitung oben die entsprechenden Projektteams zusammen.
Alternativ informieren Sie die Projekt-Eigentümer und bitten sie, das Projektteam selbst zusammenzustellen.Projekt-Admins: Können ALLE Projekte sehen und haben das Recht “Projektteam zusammenstellen” – sie können also für jedes beliebige Projekt ein Projektteam zusammenstellen.